Ako udružite kategorije s određenom bojom, brže ćete pronaći svoje datoteke. Dodavanje boja razbija vaš sustav arhiviranja na manje dijelove i pomaže nam da jasno vizualiziramo što bi inače bile dosadne mape datoteka. Kada tražite određeni komad papira, moći ćete isključiti većinu boja i zona u obojenim datotekama koje sadrže samo ono što tražite. Prije bismo morali pročitati svaku karticu datoteke da bismo utvrdili koja nam je kategorija potrebna. Kada koristimo boju za traženje datoteke, naše oči mogu odmah uočiti određenu karticu. Također nam se sviđa da kad izvadimo datoteku, lako je vratiti natrag i pronaći svoje odgovarajuće mjesto u liniji. Plus - nema više pisanja imena kategorija na karticama indeksa. S obojenom datotekom koja označava kategoriju, nema potrebe za njom.
Za organiziranje datoteka pomoću boja, preporučujemo uporabu 4-6 kategorija - bilo više od šest bit će zbunjujuće i teško ih je pratiti. Prilikom odabira boja pokušajte odrediti odnos između kategorije i izbora boja. Za naše financijske dosjee odabrali smo crvenu, jer za nas crvena vrišti "super važno" (ako želite, crvena zastava). Jednom kada odredite u kojoj će boji biti svaka kategorija, vrijeme je da kupite. Sviđa nam se lakoća ovih
mape datoteka iz Pendalfexa. Kartica je već pričvršćena na mjesto, samo je okrenite i zalijepite na mjesto.