Uvijek postoji taj prijatelj Znate, onaj sa 76 nečuvenih govornih poruka, 150 nepročitanih tekstova i - gutljajem - 15.964 nepročitanih poruka e-pošte u njezinoj pristigloj pošti. (Ili ste možda taj "prijatelj".) Bilo kako bilo, održavanje mape pristigle pošte nekorišćene ili čak dostizanje Inbox Zero može se osjećati kao nemogući podvizi #adulting. Ali digitalno čišćenje kuće ne mora biti vaš najmanji omiljeni posao.
Budući da svi primjenjuju metodu KonMari u svoje domove, dotakli smo nekoliko stručnjaka za produktivnost koji će vam dati nekoliko savjeta kako donijeti čarobnu umjetnost uređivanja do svoje mape pristigle pošte.
Za važne adrese e-pošte, poput putnih ruta, kupona i informacija vlasnika kuće koje želite pohraniti za kasnije, povežite svoj račun s aplikacijom za bilješke poput Evernote. "Sa pošaljite e-poštu u značajku Evernote, ove e-poruke moći ćete izravno slati u bilježnice poput "Predstojeće putovanje", "Predaje" i "Ponude", kaže Forrest Bryant, urednik u Evernoteu.
Mrzite gubit vrijeme za dostavljanje dolaznih poruka e-pošte? Bryant: Jednostavno popravljanje, kaže Bryant: "Postavljanje pametne oznake u Gmailu ili pravila u programu Outlook da biste automatski razvrstali e-poštu koju primite na temelju pošiljatelja ili ključnih riječi, da ne biste trošili vrijeme za podnošenje dolazne poruke e-pošte u odgovarajuće mape ili kopaju po toj poruci od šefa mjesec dana prije."
Ako neželjena pošta povećava vašu pristiglu poštu, napravite naviku redovito se pretplaćivati putem aplikacije poput Unroll.me. Možete i ručno otkazati pretplatu pretraživanjem ključne riječi "odjavite" u okviru za pretraživanje e-pošte. "Kad imam pet ili 10 minuta prije svog sljedećeg sastanka ili sam na čekanju telefona, pokušavam se odjaviti od pet ili više e-poruka odjednom, što zadatak vodi pod upravom ", kaže Shay Paulson, vlasnik i medijski strateg na Zaslužni mediji.
Iako se brza poruka e-pošte za zakazivanje sastanka čini prikladnom, to su upravo vrste tema koje začepljuju naše mape pristigle pošte. Uštedite vrijeme i spriječite nerede u primljenoj pošti pomoću mrežnog sustava kalendara Točnost rasporeda ili Calendly umjesto toga. "Na ovaj način možete ga sinkronizirati s Gmailom ili radnim kalendarom i navesti ljude da zakažu vrijeme za sastanak ili razgovor, kada je to prikladno za sve", kaže poslovni trener Lindsey Anvik.
Koliko je neugodno ručno tražiti taj e-mail s informacijama koje su vam potrebne da biste nešto postigli na poslu? Anvik preporučuje da smanjite nepotrebne lance e-pošte sa sustavima za upravljanje projektima poput asana ili Osnovni logor. "Oboje imaju aplikaciju i obavijesti, omogućujući vam da lako pratite projekte i klijente u jednom prostoru bez glavobolje sortiranja i pretraživanja putem pristigle pošte", kaže ona.
Ako trenutno upotrebljavate e-poštu za suradnju s grupama ili timovima ljudi, Anvik kaže da je aplikacija za chat izvan mreže, poput Skype ili Zatišje može vam omogućiti lako komuniciranje pitanja i neposredne odgovore umjesto da morate čekati odgovor na e-poštu.
Natalie Wise, autorica knjige „Priručnik o samo-disciplini, “Ima genijalan trik da izvučete što više kilometraže iz svog potpisa. "Umjesto da samo napišete svoje ime i naslov, dodajte aktivne sate za provjeru e-pošte, uobičajene podatke koje šaljete u svoje e-poruke i najbolji način da vas kontaktiramo", kaže ona. "Pokušajte", više volim razgovarati putem teksta. Slobodno mi pošaljite tekst na moj broj za brži odgovor. ""
Još jedan način održavanja čiste pristigle pošte? Podijelite postavljanjem četiri odvojena računa e-pošte koji služe određenim svrhama. Stručni organizator i savjetnik za produktivnost Josephine Page Predlaže jedan za osobne stvari, jedan za posao, jedan za marketing e-mailova i jedan za društvene medije. "Svaka adresa e-pošte može biti izvedenica prve, poput" douglasP "za osobne ili" douglasB "za poslovne", kaže ona. "Manje je pretjerano pregledati i izvršiti akcijski plan za svaku e-poštu ako postavite zasebne adrese e-pošte."
Čak i ako spriječite da nepotrebna e-pošta odbaci poštansku poštu, ne budete u šumi radi održavanja. Justin Lavelle, šef komunikacije za BeenVerified, kaže da je odredio redovan datum za upravljanje svojim e-porukama. "Odaberite tjedno vrijeme za održavanje mape pristigle pošte. Za to vrijeme blokirajte kalendar i utišajte telefon. Zaštitite vrijeme kao i bilo koji drugi važan sastanak, i organizirajte se ", kaže on. "Pomaknite nebitno, arhivirajte komplet i odredite prioritet popis obaveza."