Pre neki dan sam s nekim razgovarao e-poštom i slušao ih kako se žale kako jednostavno ne mogu stvari staviti pod kontrolu. Tada sam poslao e-poruku svom prijatelju dizajneru o nečem važnom, a on mi nikada nije odgovorio. Ispada da je njegova poštanska pošta duboka 4000 e-mailova, pa je promašio ...
Nekad sam bio taj momak, ali nakon što sam isprobao milijun različitih sustava, shvatio sam da mi nitko ne radi. Trebalo mi je nešto što se uklopilo u moj tijek rada, ali ipak imalo smisla. Ovo vam možda neće uspjeti, ali pokušajte, pa ćete možda pronaći malo bolje upravljanje e-poštom.
1. Inbox <20: Zaista sam želio raditi u sustavu Inbox Zero, ali to jednostavno nije uvijek bilo izvedivo. Često se nađem u svojoj pristigloj pošti samo jednu ili dvije e-mailove, nikad ne čineći to kasnije i osjećam krivicu zbog toga.
Umjesto da se pridržavam nultog dijela pravila, odlučio sam da je jednostavno i pazim da moj pretinac uvijek ima manje od 20 poruka e-pošte. Radeći to, ne osjećam se krivim zbog toga što sam previše unutra ili ne postižem Inbox Zero. Sve poruke e-pošte ostavljene u pristigloj pošti obično su tu jer je potrebno odmah reagirati, ali ne nužno i odmah.
2. Pravilo od 20 minuta: Volio bih da mogu pronaći mjesto gdje ovo čitam, jer bih ga volio ovdje uputiti. Ali pretpostavka je bila da odgovorite na tekstualnu poruku u roku od dvije minute, na e-poruke u 20 minuta, na glasovne poruke u dva sata ili nešto slično. Bez obzira na stvarne brojeve, usvojio sam pravilo od 20 minuta za odgovor na e-poštu kad god je to moguće.
Kada se brzo vratim među ljude, pretinac pristigle pošte ostaje bez problema, ljudi se ne ljute jer se nisam odazvao i ostajem organiziran u procesu.
3. Akt, arhiva ili smeće: Svaki e-mail ima jednu od tri akcije za mene. Ako moram djelovati na onome što je tamo, onda odgovaram, a zatim uzmem originalnu e-poštu i uputim je u mapu Arhiva. Ako mi je potrebna e-pošta, ali ne treba nikakav odgovor (poput primitka ili nečeg sličnog), onda je ponovo stavim u mapu Arhiva. Konačno, ako je neželjena pošta ili smeće, samo je trajno uništim, tako da ne povećava prostor na tvrdom disku. Smatram da ovaj sustav dobro djeluje kod mene jer uvijek znam gdje nešto tražiti, ali istodobno se riješim nereda.
4. Ručite e-poštom u serijama: Prije nego što sam ustao iz kreveta, u mojoj je primljenoj pošti obično nalazi 30 e-mailova, koji zahtijevaju neku vrstu pažnje. Čak i nakon obrezivanja masnoće i brisanja neželjene pošte, još je velika količina e-pošte za obradu, što može biti frustrirajuće. Kako to mogu učiniti?
Budući da dobivam toliko mnogo poruka e-pošte, obično ih mogu obraditi u paketima, čak i unutar pravila 20 minuta. To znači da ne gubim vrijeme neprestano provjeravajući mapu pristigle pošte, zaustavljajući svoj drugi tijek rada u tom procesu.
