Kako se godina bliži kraju, ljudi se svugdje trude pronaći neki privid normalnosti u istinski turbulentnom razdoblju. Ali mnogi još uvijek imaju odgovornosti zbog kojih moraju biti funkcionalni i produktivni na nekoj razini, i osjećajući se kao da vas fokus privlači u svim mogućim smjerovima, možete napraviti broj na vašem produktivnost. Znam da nisam sama kad kažem da je moj fokus pogodila.
Kao netko tko je čitav život radio od kuće, razvio sam mnoštvo navika da budem motiviran i povrh svega - ali navike koje su mi nekada radile više nisu dostupne. Znao sam svraćati u pilates centar iz susjedstva na trening kako bih povećao razinu serotonina ili radio u kafiću ili knjižnici, što mi je dalo osjećaj zajedništva u tišini. Budući da se glavnina mog posla obavlja kroz moja dva najbolja prijatelja (Gmail i Google pogon), morao sam pronaći način za upravljanje svojim radnim opterećenjem čak i kad mi se čini da je na zadnjim nogama.
Ja sam jedan od onih koji vjeruju u "pristiglu poštu nula" na kraju svakog dana, a moj prethodni način upravljanja u časopisu "Prije vremena" odgovarao je na e-mailove kad dođu. Ali sada, kad se čini da sve dolazi dvostruko većom brzinom od normalne, shvatim kako me obuzima masa komunikacije koja me napada iz svih kutova.
Kako bih svom životu dodao neku organizaciju, smislio sam sustav sortiranja koji bi mi mogao pomoći da odredim prioritete onoga što zahtijeva većinu propusnosti, a istovremeno udovoljavam mojim vizualnim potrebama.
Sustav koji sam razvio trik sam naučio iz tečaja dizajna koji sam pohađao na fakultetu. Učili smo o tome teorija boja, i koliko ljudi ima prirodne asocijacije na boje. Primjerice, kad vidimo crvene tonove, skloni smo povezivati vrlo agresivne (i često negativne!) Stvari poput crvene olovke učitelja ili signala Slacka o neometanju.
Podsvjesni nagovještaji koje primamo iz nijansi boja imaju ogroman učinak na način na koji obrađujemo informacije. (Zbog toga biste, kada slikate zidove spavaće sobe, možda željeli odabrati boju koja umiruje vaš um se može opustiti.) Kad otvorim pristiglu poštu i bombardiraju me e-mailovi, moja je prirodna sklonost zatvoriti svoj prijenosno računalo. Zadani tehnološki dizajn je bijela, siva i primarne boje: to su boje koje često povezujemo s korporacijama (vidi: cijela Googleova paleta logotipa) i kao netko na koga vizualno više utječem, želio sam svoj dizajn učiniti toplijim i osobni.
Postupak je jednostavan, ali učinkovit: Svaki put kad otvorim e-poštu, prvo pogledam sve nepročitane e-poruke koje su mi se pojavile od zadnjeg puta u pristigloj pošti. Treba mi pet do deset minuta da prelistam neželjenu poštu, a zatim brzo procijenim ostatak svoje pošte: odlučujem pod koju etiketu spada i koliko brzo moram odgovoriti.
Za početak sam svoje etikete podijelio u četiri kategorije, sve određene vremenom: „Odgovorite u roku od sata“, „Odgovorite EOD-om“, „Odgovorite EOW-om“ i „Odgovorite kada Moguće. " Sve moje vremenske oznake narančaste su jer je dovoljno blizu hitnosti crvene boje, ali bez instinktivnog alarma koji neonska crvena uključuje u našem podsvijest. Hitno, ali ne stresno.
Otkrio sam da sam se, oslobađajući se pritiska da sam stalno dostupan, zapravo mogao usredotočiti više. Stručnjaci su proučavali pozitivne učinke postavljanje "radnog vremena" za e-poštu i dokazano poboljšava učinkovitost, što sam i osobno doživio. Koliko god se šalim kako su e-poruke stresne, jer ako pošaljete jednu, iznenada ćete dobiti još tri, vrlo je zastrašujuće i stresno kada pokušavate pratiti razgovore s više različitih stupnjeva hitnost. Stvaranjem vremenskog sustava označavanja mogu se usredotočiti na ono što treba prioritet i na ono što se može pogledati kasnije tijekom dana ili tjedna.
Počeo sam dodavati još oznaka na temelju kategorije e-pošte. To je učinjeno tako da na prvi pogled znam koji bih od svojih zadataka u svakom trenutku mogao zanemariti. Evo naljepnica u boji koje sam prešao na temelju vlastitih potreba:
Prema teoriji boja, žuta je prva boja koju primijetite. Budući da svoju e-poštu prvenstveno koristim za stvari povezane s poslom, želio sam laku i neposrednu zastavicu za svu poslovnu korespondenciju.
Izbjegavam koristiti dvije boje: crvenu i ljubičastu, jer imaju tendenciju nabijanja senzora stresa u zjenici. Određene boje imaju agresivnija udruživanja, bilo samo zasićenjem ili udruživanjem (zahvaljujući oglašavanju), i stručnjaci su proučavali koje boje izbjegavati ako se pokušavate de-stresirati. Poput načina na koji većina ljudi svoje sobe ne bi obojila u svijetlo crvenu boju, vjerojatno nećete htjeti gledati zaslon koji je prošaran crvenim naljepnicama.
Otkako sam počeo s poštanskim sandučićem s oznakama u boji, primijetio sam značajnu promjenu čak i samo u iščekivanju otvaranja e-pošte. Vizualno vidim na što treba i kada mi treba pažnja, a sustav mi pruža plan za rješavanje popisa obaveza.
Ovaj sustav koristim već nekoliko mjeseci i dok se još uvijek osjećam preplavljenim svijetom velika, u mogućnosti sam učinkovitije ponovno procijeniti što treba davanje prioriteta, a zauzvrat biti produktivniji tijekom put. Definitivno se osjećam pod manjim pritiskom da radim sve odjednom i znam, jednim pogledom, na što treba moja pažnja. A kad pandemija završi, planiram se držati ovog sustava samo zato što mi život čini malo manje stresnim, jednu po jednu karticu.
