Dok ste zauzeti pokušajem kretanja kroz vaš novi redizajnirani Gmail pristiglu poštu, dopustite nam da napravimo zgodan prijedlog koji bi mogao desetostruko poboljšati vašu profesionalnu komunikacijsku učinkovitost. Zaboravite pokušavati držati korak s desetak etiketa mješavina i podudaranja e-pošte. Svaku poruku koju primite možete učinkovito skrivati u tri akcije. Evo ih.
Očigledno da je "Trash" smeće, a "Spam" je neželjena pošta. Ali što je s ostalih 8000 poruka koje izgleda svakodnevno dobijate? Moraju ići negdje, zar ne?
"Kasnije"
Što ste stavili u njega: E-poruke koje zahtijevaju da dovršite zadatak koji u tom trenutku ne možete. Brze odgovore na poruke od dvije minute ili manje treba obaviti što prije, ali e-poruke s dužim odgovorima ili poruke u kojima se traži da dovršite akciju mogu se zaustaviti u ovoj mapi dok ih ne budete mogli pratiti kasnije.
Što radiš s tim: Zapamtite, to kasnije znači kasnije; cijeli ovaj sustav ne uspije ako ne nastavite s ovom mapom. Kad god tijekom dana imate 20 minuta slobodnog vremena, prijavite se naljepnici „Kasnije“ i pratite radnje i odgovore koje odlažete.
„Hold”
Što ste stavili u njega: Poruke i teme s uskim prozorom korisnosti. Ovde se mogu ubaciti niti suradnika na tekućim projektima, kao i e-poruke s brojevima za potvrdu ili kodovima za praćenje.
Što radiš s tim: Ovdje skrivate niti jer će vam trebati lak pristup barem malo, tako da možete upisati se ovdje kako biste pronašli potrebne informacije. Ali ovo trebate redovito čistiti - možda jednom tjedno ili tako nekako? - da sve ostane svježe i nezagađeno. Poruke se prebacuju iz mape "Hold" u bilo "Trash" ili sljedeće opcije ...
„Arhiv”
Što ste stavili u njega: Ovo je vaša dugoročna biblioteka e-pošte. Ako e-pošta sadrži nešto vi znati trebat će vam kasnije kasnije niz liniju - poput podataka o prijavi na vaš web forum ili konačnih datoteka dugog dovršenog projekta - založite ih ovdje za kasnije reference.
Što radiš s tim: Ostavite to na miru... dok vam nešto ne zatreba. Zatim upotrijebite funkciju pretraživanja klijenta za e-poštu kako biste izvukli poruke iz arhive libarirati i odmah dobili potrebne informacije.
